PENGOLAHAN ARSIP BERBENTUK KERTAS DI PERPUSTAKAAN LEMBAGA PENDIDIKAN PERKEBUNAN YOGYAKARTA
PENGOLAHANARSIP BERBENTUK KERTAS DI PERPUSTAKAAN LEMBAGA PENDIDIKAN PERKEBUNAN YOGYAKARTA
Oleh Team www.seowaps.com
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada dasarnya perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang memberikan layanan informasi kepada pengunjung dalam menjalankan program Pendidikan –Latihan dan konsultasi pelayanan Lembaga Pendidikan Perkebunan. Di samping itu, perpustakaan juga merupakan suatu tempat untuk melindungi bahan pustaka serta media informasi lainnya. Salah satunya yaitu sebagai tempat untuk melindungi serta merawat arsip. Mengingat begitu pentingnya suatu arsip yang terdapat diperpustakaan ini, maka diperlukannya sistem tertentu yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Namun karena kurang pedulinya seseorang dalam perawatan arsip serta kurangnya pengetahuan dalam tehnik perawatan arsip yang benar sehingga arsip–arsip yang ada di perpustakaan hanya dibiarkan begitu saja atau dikumpulkan menjadi satu tanpa penggolongan yang sesuai dengan jenis arsip yang ada.
Dengan demikian arsip yang ada akan mudah rusak dan sangat menyulitkan bagi orang yang suatu saat membutuhkan informasi dari salah satu arsip tersebut. Oleh sebab itu perawatan serta pemeliharaannya dibutuhkan ketelitian dan kemampuan yang dapat menunjang keawetan arsip. Arsip yang telah ada baik yang masuk maupun yang keluar, merupakan salah salah satu bukti suatu sejarah atau kejadian yang akan menunjang berjalannya suatu kegitan administrasi agar dapat berjalan sesuai rencana .Untuk memperlancar serta mempermudah penelusuran informasi, maka penyimpanan arsip tersebutu harus benar-benar diperhatikan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan serta dapat menghemat waktu dan tenaga.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana cara pengolahan arsip yang benar sesuai peraturan yang ada?.
2. Apa saja kendala yang ditemui di dalam mengolah serta melindungi arsip di perpustakaan LPP?.
C. Tujuan laporan
Tujuan laporan yang dapat penulis sampaikan, kurang lebih sebagai berikut:
1. Agar terpenuhinya salah satu syarat kelulusan program D3 IlmuPerpustakaan dan Informasi Islam
2. Sebagai pemenuhan tugas Akademik
3. Untuk mengembangkan ilmu yang telah penulis dapatkan .
4. Lebih menambah pengetahuan penulis dalam bidang kearsipan.
5. Sebagai penerapan ilmu sebagaimana yang telah penulis dapatkan selama ini dan membuktikannya dalam bentuk praktek di lapangan.
D. Waktu dan Tempat Praktek
Tempat yang penulis gunakan sebagai tempat praktek yaitu di Perpustakaan LPP Yogyakarta, di jalan Urip Sumoharjo, pada tanggal 16 Februari sampai 16 Maret 2004. Adapun waktu pelaksanaannya disesuaikan dengan jam kerja yang berlaku yaitu: masuk pada jam 07.15 dan pulang jam 15.30. Waktu istirahat pada pukul 12.00-12.30. Masuk setiap hari Senin sampai Jum’at, sedangkan hari Sabtu, Minggu, serta hari besar libur.
E. Metode Pengumpulan Data
Metode yang dapat penulis kumpulkan sebagai sumber informasi penulisan antara lain sebagai berikut:
1. Metode Observasi
Metode observasi merupakan cara pengumpulan bahan –bahan keterangan yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung dan pencataan sistematis terhadap fenomena yang diamati. Penulis mengamatinya secara langsung kegiatan yang sedang terjadi di tempat praktek (Sudijono, Anas 2003: 76).
2. Metode wawancara
Metode ini adalah suatu cara untuk menghimpun bahan-bahan keterangan yang dilaksanakan dengan cara melakukan tanya jawab secara lisan terhadap pihak-pihak yang bersangkutan. Dalam penulisan laporan ini penulis melakukan wawancara sepihak kepada para staf maupun karyawan yang ada di perpustakaan (Sudijono, Anas 2003: 82).
3. Analisis Dokumen
Metode analisis dokumen merupakan salah satu cara yang penulis gunakan untuk melengkapi data-data yang diperlukan. Dalam hal ini penulis menganalisis data-data yang terdapat di perpustakaan dengan cara melihat sumber-sumber yang ada yang sesuai dengan bidang kajian yang penulis ambil. Antara lain dengan cara mengamati dan menganalisis keberadaan arsip yang terdapat di perpustakaan (Sudijono, Anas 2003: 90).
F. Sistematika penulisan Laporan
Sistematika penulisan laporan PKL ini menunggunakan sistematika sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Dalam bab pendahuluan ini penulis memaparkan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan, waktu tempat pelaksanaan PKL, serta pengumpulan data.
Bab II Gambaran umum
Penulis memaparkan tentang sejarah, fungsi, tugas, struktur organisasi, personalia, pemakai, anggaran kegitan dan koleksi.
Bab III Landasan teori
Dalam bab ini penulis memaparkan tentang pengertian arsip, peranan arsip, jenis-jenis arsip,kelebihan dan kelemahan arsip berbentuk kertas, tujuan pengolahan arsip.
Bab IV Pembahasan
Bab ini menjelaskan tentang bagaimana proses masuk dan keluarnya arsip, penggolongan arsip secara sederhana, manfaat pengolahan arsip di perpustakaan, tata cara penyimpanan, dan kendala-kendala yang dihadapi dalam pengolahan arsip.
Bab V Penutup
Merupakan bab yang menuliskan garis besar isi dari penulisan serta saran.
Tags: PENGOLAHAN ARSIP BERBENTUK KERTAS DI PERPUSTAKAAN LEMBAGA PENDIDIKAN PERKEBUNAN YOGYAKARTA
